Conditions générales de vente et d’abonnement

01 Définitions

Centre : chaque cabinet, centre de santé ou site d’exploitation du Client au titre duquel un abonnement est souscrit. Le Centre est l’unité de facturation.

Client : la personne morale ou le professionnel qui ouvre un Compte ou souscrit un abonnement au Service, agissant dans le cadre de son activité professionnelle.

Commande en ligne : la souscription d’un abonnement, et le cas échéant de Prestations, effectuée par le Client depuis son Compte selon le processus décrit à l’article 7.1.

Compte : l’espace ouvert au nom du Client lors de son inscription au Service, depuis lequel il gère notamment ses Centres, ses Utilisateurs et son abonnement.

Conditions générales d’utilisation : les règles d’usage du Service acceptées par chaque Utilisateur, dans les conditions de l’article 9.

Contrat : l’ensemble constitué du Devis signé ou du Récapitulatif de commande validé, des présentes conditions générales et de leur Annexe.

Devis : la proposition commerciale émise par Pecify et signée par le Client.

Données Client : l’ensemble des données saisies, importées ou générées par le Client et ses Utilisateurs dans le cadre de l’usage du Service.

Essai : la période d’utilisation gratuite du Service ouverte par l’inscription, dans les conditions de l’article 7.2.

Période de facturation : le mois civil, du premier au dernier jour du mois. La première période court du point de départ de la facturation de l’abonnement, fixé à l’article 7.5, au dernier jour du mois en cours, dans les conditions de l’article 8.2.

Prestations : les services réalisés à l’acte (inventaire initial, analyse des investissements et sa séance d’interprétation, bilan trimestriel) facturés indépendamment de l’abonnement. Leur exécution à distance ou sur site est indifférente et sans incidence sur leur prix.

Récapitulatif de commande : l’écran de synthèse présenté au Client avant la validation d’une Commande en ligne, puis confirmé par courriel, qui indique les Centres et leur nombre de fauteuils, la durée d’engagement, le prix de l’abonnement, les Prestations souscrites ou offertes avec leur prix, et le montant total dû.

Registre : le registre de sécurité, qualité et maintenance produit par le Service dans les conditions de l’article 4.

Romaldent ou le Service : le logiciel Romaldent édité par Pecify, mis à disposition en mode hébergé, ainsi que son hébergement, sa maintenance et le support associé.

Utilisateur : toute personne physique autorisée par le Client à accéder au Service au moyen d’identifiants nominatifs. Le Client crée, modifie et supprime les comptes Utilisateurs de manière autonome. Leur nombre n’est ni limité, ni facturé : l’unité de facturation est le Centre. Chaque Utilisateur accepte les Conditions générales d’utilisation lors de son premier accès.

02 Objet et documents contractuels

Le Contrat définit les conditions dans lesquelles Pecify met à la disposition du Client, à distance et en mode hébergé, un droit d’usage du Service.

Il ne constitue ni une cession, ni une licence de code source, ni un transfert de propriété intellectuelle.

Le Service est exclusivement destiné à des professionnels. Le Client déclare souscrire pour les besoins de son activité professionnelle. Il renseigne son numéro SIRET au plus tard lors de la souscription d’un abonnement ; Pecify peut refuser ou clôturer un Compte ouvert par une personne qui n’agit pas à titre professionnel. En conséquence, et sous réserve des dispositions impératives applicables aux contrats conclus hors établissement, les dispositions du code de la consommation relatives au droit de rétractation et à la médiation de la consommation ne sont pas applicables.

La personne qui ouvre le Compte, valide une Commande en ligne ou signe un Devis déclare disposer du pouvoir d’engager le Client.

Les documents contractuels prévalent dans l’ordre suivant, du plus fort au plus faible :

1. le Devis signé ou le Récapitulatif de commande validé ;
2. l’Annexe « Données personnelles et réversibilité » ;
3. les présentes conditions générales.

Les Conditions générales d’utilisation encadrent l’usage du Service par chaque Utilisateur. Elles ne modifient pas les engagements des parties au titre du Contrat, qui prévaut en cas de contradiction.

Les présentes conditions générales, leur Annexe et les Conditions générales d’utilisation sont accessibles à tout moment sur le site romaldent.fr et depuis le Compte, dans un format qui permet de les enregistrer et de les imprimer.

Toute condition générale d’achat du Client est expressément écartée, sauf acceptation écrite préalable de Pecify.

03 Périmètre du Service

Sont inclus dans l’abonnement :

• la tenue de l’inventaire des équipements et de leurs caractéristiques ;
• le suivi des échéances de maintenance, de contrôle et de vérification, avec relances automatiques ;
• le stockage et l’organisation des documents justificatifs déposés par le Client ;
• la génération et l’export du Registre défini à l’article 4 ;
• les tableaux de suivi du parc, des échéances et des investissements ;
• l’accès pour un nombre illimité d’Utilisateurs au titre des Centres abonnés, le Client gérant lui-même la création et la suppression des comptes ;
• l’accompagnement et la formation des Utilisateurs, à distance et de manière continue pendant toute la durée du Contrat, sans limitation du nombre de sessions ;
• l’hébergement, la maintenance corrective et évolutive, et le support dans les conditions ci-après.

Ne sont pas inclus, sauf mention expresse au Devis ou au Récapitulatif de commande : la réalisation matérielle des opérations de maintenance et de contrôle, la constitution initiale de l’inventaire, l’analyse des investissements, les développements spécifiques et les interfaces avec des systèmes tiers.

Évolutions. Pecify fait évoluer le Service de manière continue ; les évolutions sont comprises dans l’abonnement. Pecify se réserve la faculté de modifier, remplacer ou supprimer une fonctionnalité, sous réserve de ne pas altérer substantiellement le périmètre décrit au présent article. Toute suppression substantielle est notifiée au Client avec un préavis de trois (3) mois et lui ouvre un droit de résiliation sans frais.

Support. Le support couvre l’assistance à l’utilisation, le diagnostic et la correction des anomalies, et l’accompagnement au paramétrage. Il est assuré en langue française, du lundi au vendredi de 9h à 18h, hors jours fériés, par courriel à support@pecify.fr et par téléphone au 01 84 16 42 85. Les demandes reçues hors de ces horaires sont réputées reçues à l’ouverture du jour ouvré suivant.

Le Client désigne un ou deux interlocuteurs référents par Centre, seuls habilités à saisir le support, et décrit précisément l’anomalie rencontrée. Il s’abstient de faire figurer des données de santé dans les échanges de support, y compris sur une capture d’écran, conformément à l’article 12.3.

Les délais de prise en charge correspondent au premier retour qualifié et non à la résolution ; les objectifs de rétablissement sont des objectifs de moyens. En cas d’insatisfaction, le Client peut saisir Romain Aubert, président de Pecify, à l’adresse contact@pecify.fr, qui répond dans un délai de cinq (5) jours ouvrés.

Disponibilité. Pecify met en œuvre les moyens raisonnables pour assurer la disponibilité du Service 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, hors interruptions programmées et cas de force majeure. Aucun taux de disponibilité chiffré n’est garanti. Les opérations de maintenance programmée sont réalisées de préférence en dehors des heures ouvrées et notifiées au moins quarante-huit (48) heures à l’avance, sauf urgence de sécurité ; elles ne sont pas décomptées comme indisponibilité. Pecify informe le Client au moins quinze (15) jours à l’avance de toute période de fonctionnement réduit et indique les modalités de traitement des incidents bloquants pendant cette période.

Prérequis. L’utilisation du Service suppose un accès internet, un navigateur récent, et la désignation par le Client d’au moins un administrateur. La personne qui ouvre le Compte en est le premier administrateur.

Obligation de moyens. Pecify est tenue d’une obligation de moyens dans l’exécution du Contrat.

04 Le Registre produit par le Service

Romaldent génère, à partir des données saisies par le Client, un registre de sécurité, qualité et maintenance consolidant, pour chaque équipement, les contrôles effectués, leurs dates, leurs résultats et les justificatifs rattachés. Le Registre est exportable à tout moment par le Client.

Le Registre est le reflet des informations que le Client a renseignées. Il ne constitue ni une attestation, ni une certification, ni une validation par Pecify de la réalité des opérations qui y figurent ou de leur conformité à la réglementation applicable au Client.

05 Ce que Romaldent n’est pas

La lecture du présent article est expressément portée à l’attention du Client.

Les échéances, périodicités et rappels paramétrés dans le Service le sont sous la responsabilité du Client, à partir des informations qu’il fournit et de la réglementation qui lui est applicable. Il appartient au Client de vérifier que le paramétrage correspond à ses obligations réelles et de le mettre à jour en cas d’évolution.

Le Service ne suit que les équipements qui y sont renseignés. Un équipement absent de l’inventaire n’est ni suivi, ni signalé, ni pris en compte dans les tableaux de bord et le Registre.

Pecify ne garantit ni l’absence de panne d’un équipement, ni la réalisation effective des opérations de maintenance. Le Client demeure seul responsable de la réalisation de ces opérations, de la conservation de leurs justificatifs et de leur production en cas de contrôle.

Pecify n’assure aucune veille réglementaire pour le compte du Client.

Le Client est seul responsable de l’exactitude, de l’exhaustivité et de la mise à jour des informations qu’il saisit ou dépose. Pecify ne saurait être tenue responsable des conséquences, de quelque nature qu’elles soient, résultant de données inexactes, incomplètes, obsolètes ou non renseignées, ni des décisions prises sur leur fondement.

06 Prestations

Les Prestations suivantes sont proposées en option et facturées à l’acte :

Prix. Les Prestations sont facturées aux prix figurant au Devis ou au Récapitulatif de commande.

Prestations offertes. Lorsqu’une Prestation est offerte au titre de l’engagement, le Devis ou le Récapitulatif de commande mentionne son prix, barré. Ce prix constitue sa valeur convenue entre les parties et sert de référence pour la restitution des avantages prévue à l’article 16.2.

L’inventaire initial n’est pas un préalable obligatoire à l’abonnement. Le Client peut souscrire l’abonnement et constituer lui-même son inventaire.

Lorsque la prestation d’inventaire est souscrite par Commande en ligne, Pecify prend contact avec le Client dans un délai de cinq (5) jours ouvrés pour convenir des dates de sa réalisation.

Lorsqu’elle est souscrite, la prestation d’inventaire suppose l’accès aux locaux et aux équipements aux dates convenues, la mise à disposition par le Client de la documentation disponible (factures d’acquisition, contrats de maintenance, rapports de contrôle, notices) et la désignation d’un interlocuteur référent.

L’inventaire est réalisé à partir des seuls éléments effectivement communiqués et constatés. Il ne constitue ni un audit de conformité, ni une expertise technique des équipements, ni une évaluation de leur état ou de leur valeur.

À l’issue de la prestation, l’inventaire est remis au Client sous forme exploitable. Il lui appartient, y compris s’il ne poursuit pas avec un abonnement.

07 Formation du Contrat, essai, durée

7.1 Formation

Par Devis. Le Contrat est formé à la date de signature du Devis par le Client.

En ligne. Le Client peut également souscrire depuis son Compte. La Commande en ligne suit les étapes suivantes :

1. le choix de la durée d’engagement et, le cas échéant, des Prestations ;
2. la déclaration des Centres et, s’il n’a pas déjà été renseigné, du numéro SIRET du Client ; le nombre de fauteuils de chaque Centre n’a pas à être déclaré : c’est celui de son inventaire dans le Service, dans les conditions de l’article 8.1 ;
3. l’affichage du Récapitulatif de commande, qui permet au Client de vérifier le détail de sa commande et son prix total, et de corriger d’éventuelles erreurs de saisie en revenant aux étapes précédentes ;
4. l’acceptation des présentes conditions générales et de leur Annexe, au moyen d’une case qui n’est pas cochée par défaut ;
5. l’enregistrement d’un moyen de paiement, dans les conditions de l’article 8.3 ;
6. la validation de la commande.

Le Contrat est formé à la date de cette validation. Pecify en accuse réception sans délai par un courriel adressé à l’administrateur du Compte. Ce courriel reprend le Récapitulatif de commande et donne le lien des présentes conditions générales et de leur Annexe dans la version acceptée.

Langue et archivage. Le Contrat est conclu en langue française. Pecify archive le Récapitulatif de commande, la version des documents acceptée et la preuve de leur acceptation pendant toute la durée du Contrat et cinq (5) ans après son terme. Le Client peut en obtenir copie sur simple demande.

7.2 Essai gratuit

Ouverture. L’inscription en ligne ouvre au Client un Compte et lui donne accès au Service gratuitement pendant quatorze (14) jours calendaires à compter de l’ouverture du Compte. Aucun moyen de paiement n’est demandé.

En s’inscrivant, le Client accepte les présentes conditions générales et leur Annexe. Elles régissent l’Essai, à l’exception des stipulations relatives à la durée d’engagement, au prix, à la facturation, au paiement et à la sortie anticipée, sans objet tant qu’aucun Contrat n’est formé dans les conditions de l’article 7.1.

L’Essai ne se transforme jamais de lui-même en abonnement payant. Seule une Commande en ligne ou la signature d’un Devis forme le Contrat.

Fin de l’Essai. Le Client peut mettre fin à l’Essai à tout moment par simple notification écrite, sans frais ni justification. À son terme, à défaut de Commande en ligne ou de Devis signé, l’accès au Service est suspendu ; le Client retrouve son Compte et ses données en l’état dès qu’il souscrit. À défaut de souscription dans un délai de trente (30) jours suivant la fin de l’Essai, le Compte est clôturé et les Données Client sont supprimées dans les délais de l’article 18 de l’Annexe. Pecify en avertit le Client par courriel au moins sept (7) jours avant la clôture.

L’Essai porte sur les données réelles du Client, dans son propre environnement, et non sur un jeu de démonstration. Les stipulations du Contrat relatives à la sécurité, à la confidentialité et à la protection des données à caractère personnel s’appliquent dès l’ouverture des accès.

L’inventaire constitué pendant l’Essai appartient au Client. Il peut l’exporter lui-même pendant l’Essai, dans les conditions de l’article 14. S’il ne souscrit pas, Pecify lui remet cet inventaire sous forme exploitable, sur simple demande écrite formulée dans les trente (30) jours suivant la fin de l’Essai, sans frais.

Essai stipulé au Devis. Lorsqu’un Devis signé stipule une période d’essai, celle-ci est de quatorze (14) jours à compter de l’ouverture des accès. Pendant cette période, le Client peut mettre fin au Contrat par simple notification écrite, sans frais ni justification. À défaut de notification avant son terme, le Contrat se poursuit aux conditions souscrites et la première facture est émise. La facturation de l’abonnement court alors à compter du lendemain du terme de l’essai.

7.3 Durée d’engagement

Le Contrat est conclu pour la durée d’engagement stipulée au Devis ou au Récapitulatif de commande :

Point de départ. La durée d’engagement court à compter du premier jour du mois civil qui suit le point de départ de la facturation de l’abonnement, fixé à l’article 7.5, ou de ce point de départ lorsqu’il tombe le premier jour d’un mois. La période partielle qui la précède, facturée au prorata dans les conditions de l’article 8.2, s’y ajoute.

7.4 Reconduction

La période d’engagement est reconduite tacitement, à son terme, pour une période de même durée, aux conditions tarifaires alors en vigueur, sauf dénonciation par l’une ou l’autre des parties notifiée par écrit au plus tard deux (2) mois avant l’échéance.

La reconduction emporte reconduction, pour la nouvelle période, des Prestations offertes stipulées au Devis ou au Récapitulatif de commande, à l’exception de l’inventaire initial, réalisé une seule fois, ainsi que de la faculté de sortie anticipée prévue à l’article 16.2.

Le Contrat souscrit sans engagement est conclu pour une durée indéterminée ; chaque partie peut y mettre fin à tout moment moyennant un préavis de trente (30) jours notifié par écrit.

7.5 Mise en service

Les prestations de mise en service, de paramétrage et d’inventaire éventuellement souscrites supposent la coopération active du Client, notamment la mise à disposition des informations, des accès et des interlocuteurs nécessaires.

La facturation de l’abonnement court à compter de la formation du Contrat, indépendamment de la date d’achèvement des prestations de mise en service. Lorsque la Commande en ligne est passée pendant l’Essai, elle court à compter du lendemain du terme de l’Essai : le Client conserve le bénéfice des jours d’Essai restants.

08 Prix, facturation et paiement

8.1 Prix

Les prix figurent au Devis ou au Récapitulatif de commande et sont exprimés en euros hors taxes, majorés de la taxe sur la valeur ajoutée au taux en vigueur. Pour une Commande en ligne, ce sont ceux de la grille tarifaire en vigueur à la date de la commande.

L’abonnement est facturé par Centre. Son montant dépend du nombre de fauteuils du Centre, selon le tarif figurant au Devis ; il ne dépend pas du nombre de Centres du Client. Ce nombre est celui de l’inventaire du Centre tenu dans le Service, et non une déclaration du Client : tous les fauteuils qui y sont enregistrés sont comptés, quel que soit leur état. Le Client y enregistre tous les fauteuils du Centre ; si l’inventaire en omet, Pecify peut, après en avoir informé le Client, appliquer le tarif correspondant au nombre réel de fauteuils à compter de la période de facturation suivante.

Fauteuils comptés à chaque facture. La première facture retient le nombre de fauteuils que compte l’inventaire à la validation de la Commande en ligne, ou celui figurant au Devis. Chaque facture mensuelle retient ensuite le nombre le plus élevé de fauteuils atteint dans l’inventaire du Centre au cours du mois précédent. Un fauteuil ajouté est donc facturé à compter du mois qui suit son ajout, sans rattrapage sur le mois de son ajout ; un fauteuil retiré reste compté sur la facture du mois qui suit son retrait, puis cesse d’être facturé, y compris pendant une période d’engagement. Le montant d’un Centre ne peut être inférieur au tarif minimal figurant au Devis ou au Récapitulatif de commande.

Les prix s’entendent hors coûts d’accès au réseau, d’équipement et de tout service non expressément inclus au Devis ou au Récapitulatif de commande.

Ouverture d’un Centre. L’ouverture d’un Centre en cours de mois est facturée au prorata, de la date de son ouverture au dernier jour du mois, dans les conditions de l’article 8.2. Ce Centre est ensuite facturé avec les autres, le premier jour de chaque mois.

Fermeture d’un Centre. Sur notification écrite du Client, la fermeture d’un Centre met fin à sa facturation à compter de la période de facturation suivante, y compris pendant une période d’engagement. Le mois entamé demeure dû, sans proratisation, et aucune indemnité n’est due au titre du Centre fermé.

Par fermeture, on entend la cessation effective de l’activité du Centre. La cession ou le transfert d’un Centre à un tiers ne constitue pas une fermeture et relève de l’article 18.

8.2 Périodes de facturation

L’abonnement est facturé par mois civil et d’avance : une facture est émise le premier jour de chaque mois pour le mois qui commence.

Premier mois. Lorsque la facturation de l’abonnement commence en cours de mois, la première facture couvre la période allant de son point de départ, fixé à l’article 7.5, au dernier jour du mois. Elle est calculée au prorata du nombre de jours de cette période rapporté au nombre de jours du mois, et émise à ce point de départ. La facturation se poursuit ensuite le premier jour de chaque mois.

Les Prestations sont facturées à leur réalisation. Un acompte peut être demandé à la commande ; il est alors mentionné au Devis et déduit de la facture de solde.

8.3 Modalités de paiement

Le paiement s’effectue par prélèvement SEPA, sur la base d’un mandat de prélèvement récurrent signé par le Client. Lorsque le Client est un cabinet dentaire de trois (3) fauteuils au plus, il peut opter pour le paiement par carte bancaire.

Pour une Commande en ligne, l’enregistrement d’un moyen de paiement est une condition de la validation de la commande. Les paiements sont traités par le prestataire de services de paiement de Pecify.

Lorsque le Client a enregistré un moyen de paiement, mandat de prélèvement SEPA ou carte bancaire, le prélèvement ou le débit intervient à l’émission de la facture. Par dérogation au délai de pré-notification de quatorze (14) jours, le Client accepte que la facture, qui indique le montant et la date du prélèvement, en tienne lieu.

À défaut de moyen de paiement enregistré, la facture est payable dans un délai de trente (30) jours à compter de sa date d’émission.

Aucun escompte n’est accordé en cas de paiement anticipé.

8.4 Retard de paiement

Tout retard de paiement entraîne de plein droit, sans qu’un rappel soit nécessaire :

• des pénalités de retard au taux annuel de 12 % ;
• une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 euros par facture, sans préjudice d’une indemnisation complémentaire sur justification si les frais réellement exposés sont supérieurs.

8.5 Suspension pour défaut de paiement

À défaut de règlement intégral d’une facture dans un délai de quinze (15) jours suivant l’envoi d’une relance écrite mentionnant expressément la présente clause, Pecify pourra suspendre l’accès au Service pour l’ensemble des Utilisateurs du Client, sans que cette suspension puisse ouvrir droit à indemnité ni proroger la durée de l’engagement.

Pendant la suspension :

• les Données Client sont conservées en l’état, sans altération ni suppression ;
• l’abonnement continue de courir et les échéances demeurent exigibles ;
• l’accès est rétabli dans un délai de vingt-quatre (24) heures ouvrées à compter de l’encaissement intégral des sommes dues, pénalités et indemnités comprises.

Si la suspension se prolonge au-delà de soixante (60) jours, Pecify pourra résilier le Contrat de plein droit, aux torts du Client, par lettre recommandée avec accusé de réception. La restitution des Données Client s’opère alors dans les conditions de l’article 14.

8.6 Révision annuelle du prix

Le prix de l’abonnement est révisé chaque année, à effet du premier jour du mois qui suit l’anniversaire de la formation du Contrat, par application de la formule suivante :

La révision s’applique de plein droit, à la hausse comme à la baisse. Le prix révisé est notifié au Client au plus tard trente (30) jours avant sa date d’effet.

En cas de disparition, de remplacement ou de cessation de publication de l’indice, les parties conviennent de lui substituer l’indice qui lui succède ou, à défaut, l’indice le plus proche par son objet ; à défaut d’accord, l’indice sera désigné par le président du tribunal de commerce statuant en référé, à la demande de la partie la plus diligente.

8.7 Évolution tarifaire hors indexation

Indépendamment de la révision annuelle, Pecify peut faire évoluer ses tarifs. Toute évolution est notifiée au Client par écrit avec un préavis d’au moins trois (3) mois et ne s’applique qu’à compter de la période d’engagement suivante ou, pour un Contrat sans engagement, à l’issue de ce préavis.

Le Client qui n’accepte pas la nouvelle tarification peut résilier le Contrat sans frais ni pénalité, par notification écrite reçue avant la date d’entrée en vigueur de l’évolution.

8.8 Facturation électronique

Les factures sont émises au format et par le canal convenus entre les parties. Lorsque la réglementation relative à la facturation électronique impose le recours à une plateforme agréée, les parties se communiquent les informations nécessaires à l’acheminement des factures et procèdent aux adaptations requises, sans que celles-ci constituent une modification du Contrat.

09 Obligations du Client

Le Client s’engage à :

• utiliser le Service conformément à sa destination, au Contrat et à la réglementation applicable ;
• fournir des informations exactes sur son identité, notamment sa dénomination et, au plus tard lors de la souscription d’un abonnement, son numéro SIRET, et les tenir à jour dans son Compte ;
• désigner un interlocuteur référent et communiquer sans délai tout changement de coordonnées, notamment celles du service chargé du règlement des factures ;
• veiller à la confidentialité des identifiants et au caractère strictement nominatif des comptes ;
• faire accepter et respecter les Conditions générales d’utilisation par chacun de ses Utilisateurs ;
• s’assurer de l’exactitude, de l’exhaustivité, de la licéité et de la mise à jour des données qu’il saisit ou dépose ;
• s’assurer qu’il est en droit d’enregistrer dans le Service les données personnelles qu’il y saisit, notamment celles de ses salariés et des intervenants extérieurs, et informer ces personnes que leurs données y figurent, conformément aux articles 6, 13 et 14 du règlement (UE) 2016/679 ;
• coopérer de bonne foi, notamment lors de la mise en service et du traitement des incidents ;
• s’acquitter du prix aux échéances convenues.

Le Client demeure seul responsable de ses obligations professionnelles, réglementaires et déontologiques, ainsi que des décisions qu’il prend au moyen des informations restituées par le Service.

10 Propriété intellectuelle et propriété des données

Propriété de Pecify. Pecify demeure titulaire de l’ensemble des droits de propriété intellectuelle portant sur le Service, son code source, sa documentation, ses interfaces et ses bases de données, ainsi que sur ses marques et signes distinctifs. Le Client s’interdit toute reproduction, adaptation, décompilation, ingénierie inverse ou mise à disposition de tiers, sous réserve des exceptions légales impératives.

Propriété des Données Client. Le Client demeure seul propriétaire des Données Client, y compris de l’inventaire, du Registre et des documents déposés. Pecify ne dispose sur ces données d’aucun droit au-delà de ce qui est strictement nécessaire à l’exécution du Contrat.

Mesure d’utilisation. Par dérogation à l’alinéa précédent, Pecify mesure l’utilisation du Service afin de l’améliorer : écrans consultés et fonctions utilisées, avec leur date et leur heure, rattachés à un identifiant pseudonyme de l’Utilisateur, à ses rôles dans le Service, au Client, désigné par son identifiant et par le nom qui figure dans son Compte, et à l’état de son abonnement. Cette mesure ne porte ni sur le nom ni sur l’adresse électronique des Utilisateurs, ni sur le contenu des Données Client, notamment l’inventaire, le Registre et les documents déposés. Pecify la réalise pour son propre compte, dans les conditions de l’article 12.1, et peut la confier à un prestataire lié à elle par un accord conforme à l’article 28 du règlement (UE) 2016/679. Chaque Utilisateur peut s’y opposer à tout moment depuis son profil dans le Service.

Statistiques d’usage. Pecify peut établir, notamment à partir de cette mesure, des statistiques relatives à l’usage du Service, à des fins d’amélioration de ses produits. Elle ne les communique à des tiers que sous une forme agrégée et anonymisée, qui ne permet pas de réidentifier le Client ou ses Utilisateurs. Le prestataire chargé de la mesure pour le compte de Pecify n’est pas un tiers au sens du présent alinéa.

Référence commerciale. Sauf refus écrit du Client, Pecify peut citer le nom et le logotype du Client à titre de référence commerciale, après trois (3) mois d’utilisation effective du Service. Le Client peut retirer cette autorisation à tout moment par simple notification écrite, Pecify disposant alors d’un délai raisonnable pour retirer la mention de ses supports.

11 Confidentialité

Chaque partie s’engage à conserver strictement confidentielles les informations de toute nature communiquées par l’autre partie ou dont elle aurait connaissance à l’occasion du Contrat, et à ne les divulguer à aucun tiers sans autorisation écrite préalable.

Cette obligation ne s’applique pas aux informations tombées dans le domaine public sans faute de la partie réceptrice, déjà connues d’elle sans obligation de confidentialité, développées de manière indépendante, ou dont la communication est exigée par une autorité ou une disposition légale : auquel cas la partie concernée en informe l’autre sans délai lorsque cela est licite.

Cet engagement demeure en vigueur pendant toute la durée du Contrat et cinq (5) ans après son terme.

12 Données à caractère personnel

12.1 Données traitées par Pecify pour son propre compte

Pour les données relatives au Client et à ses Utilisateurs traitées pour les besoins de la gestion de la relation contractuelle, de la facturation, du support, de la sécurité et de la mesure de l’utilisation du Service prévue à l’article 10, Pecify agit en qualité de responsable de traitement. Les modalités de ces traitements figurent dans la Politique de confidentialité de Pecify.

Responsable de traitement : Pecify, 60 rue François 1^er, 75008 Paris. Contact : donnees@pecify.fr.

Pecify n’a pas désigné de délégué à la protection des données, son activité ne relevant d’aucun des cas de désignation obligatoire prévus à l’article 37 du règlement (UE) 2016/679.

12.2 Données traitées pour le compte du Client

Pour les données à caractère personnel que le Client traite au moyen du Service, notamment les données d’identification et de traçabilité de ses Utilisateurs et des intervenants mentionnés dans les opérations : le Client agit en qualité de responsable de traitement et Pecify en qualité de sous-traitant au sens de l’article 28 du règlement (UE) 2016/679.

Les obligations respectives des parties sont définies à l’Annexe, partie I, qui fait partie intégrante du Contrat.

12.3 Absence de traitement de données de santé

Romaldent est conçu pour traiter des données relatives aux équipements : identification, caractéristiques techniques, dates d’acquisition, échéances, interventions, coûts et documents justificatifs.

Le Client répond du respect de cet engagement par l’ensemble de ses Utilisateurs. À défaut, il fait son affaire personnelle des conséquences, notamment réglementaires, du dépôt de telles données, et Pecify pourra en demander la suppression sans délai.

Sous réserve du respect de cet engagement, l’hébergement des Données Client n’est pas soumis à l’obligation de certification prévue à l’article L.1111-8 du code de la santé publique.

13 Hébergement et localisation des données

Le Service est hébergé par :

Hébergeur

Infomaniak Network SA, société anonyme de droit suisse

Siège

Rue Eugène-Marziano 25, 1227 Les Acacias (Genève), Suisse

Immatriculation

IDE CHE-103.167.648

Localisation des données

Suisse : centres de données détenus et exploités par l’hébergeur

La Suisse fait l’objet d’une décision d’adéquation de la Commission européenne, de sorte que le transfert de Données Client vers cet État ne requiert ni garanties appropriées complémentaires ni analyse d’impact relative aux transferts.

Tout changement d’hébergeur est notifié au Client avec un préavis de trois (3) mois et lui ouvre un droit de résiliation sans frais, par notification écrite reçue avant sa date d’effet.

L’identité des sous-traitants ultérieurs figure à l’Annexe, article 5.

14 Sécurité et réversibilité

Sécurité. Pecify met en œuvre et maintient les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir un niveau de sécurité adapté au risque, conformément à l’article 32 du règlement (UE) 2016/679.

Ce niveau est apprécié, comme le prévoit ce texte, au regard de la nature, de la portée, du contexte et des finalités du traitement, ainsi que des risques pour les droits et libertés des personnes. Le Service traite des données relatives à des équipements et les identités professionnelles des personnes qui les utilisent ou interviennent dessus ; il ne traite aucune donnée de santé, aucune donnée bancaire de personne physique, aucune donnée sensible au sens de l’article 9 du même règlement.

Le descriptif de ces mesures est communiqué au Client sur demande, dans les conditions de l’Annexe, article 7.

Export en libre-service. Le Client peut, à tout moment pendant la durée du Contrat et sans frais, exporter par lui-même l’inventaire complet, le Registre et les journaux d’activité au format CSV, ainsi que les documents qu’il a déposés dans leur format d’origine. Ces formats sont structurés, couramment utilisés et lisibles par machine.

Période de transition. À compter de la date d’effet de la fin du Contrat, le Client bénéficie d’une période de transition de trente (30) jours pendant laquelle son accès est maintenu en lecture afin de lui permettre de procéder à cet export. Pendant cette période, aucune suppression n’intervient et Pecify réalise, sur demande écrite, un export complet et unique, remis par un moyen de transfert sécurisé. Ces opérations sont fournies sans frais, quelle que soit la cause de la fin du Contrat. Cette période est prolongée à la demande écrite du Client lorsque la complexité technique du transfert le justifie, dans les conditions de l’Annexe, article 14.

Ce que la réversibilité ne comprend pas. L’export restitue les données telles qu’elles sont structurées dans le Service. La conversion vers un modèle de données défini par le Client ou par un tiers, la ressaisie, la reprise ou l’intégration des données dans un autre système ne relèvent pas de la réversibilité : elles constituent une prestation distincte, devisée séparément.

À l’expiration de la période de transition, les Données Client sont supprimées dans les conditions de l’Annexe, partie II, qui régit également l’assistance au transfert et l’attestation de suppression.

15 Responsabilité

La responsabilité de Pecify est limitée aux dommages directs, matériels et prouvés, résultant d’un manquement à ses obligations contractuelles.

Sont expressément exclus les dommages indirects, notamment la perte de chiffre d’affaires, de marge, de clientèle, d’image, ainsi que tout préjudice commercial ou financier indirect.

Le montant total des indemnités susceptibles d’être mises à la charge de Pecify, toutes causes confondues, ne peut excéder le montant total hors taxes effectivement payé par le Client au titre des douze (12) mois précédant le fait générateur.

Ces limitations ne s’appliquent pas en cas de faute lourde ou dolosive, d’atteinte aux personnes, ni dans les cas où la loi les écarte.

16 Résiliation

16.1 Résiliation à l’échéance

Les notifications de fin de Contrat sont adressées par courriel à l’adresse contact@pecify.fr ou par lettre recommandée.

• Contrat sans engagement : chaque partie peut y mettre fin à tout moment, moyennant un préavis de trente (30) jours.
• Contrat avec engagement : la dénonciation avant reconduction obéit au préavis de deux (2) mois prévu à l’article 7.4. À défaut de dénonciation dans ce délai, l’engagement est reconduit.

La résiliation prend effet au terme de la période de facturation en cours. Aucun remboursement au prorata n’est dû au titre de la période entamée.

Pecify accuse réception de toute demande de résiliation dans un délai de cinq (5) jours ouvrés.

16.2 Sortie anticipée à l’initiative du Client

Le Client ayant souscrit un engagement d’un ou deux ans dispose de la faculté d’y mettre fin avant son terme, à tout moment, moyennant un préavis de trente (30) jours et le versement des sommes suivantes, qui constituent le prix convenu de cette faculté de sortie :

1. La restitution des avantages consentis en contrepartie de l’engagement, à savoir le prix des Prestations offertes au titre de l’engagement et effectivement réalisées à la date de la sortie, tel qu’il figure, barré, au Devis ou au Récapitulatif de commande dans les conditions de l’article 6 ;
2. Une indemnité de dédit égale au montant de l’abonnement mensuel multiplié par le plus petit des deux nombres suivants : trois (3), ou le nombre de mois restant à courir jusqu’au terme de l’engagement.

Ces sommes font l’objet d’une facture unique, exigible à la date d’effet de la sortie. Elles sont exclusives de toute autre indemnité au titre de la rupture anticipée.

16.3 Résiliation pour manquement

En cas de manquement grave de l’une des parties à ses obligations, non réparé dans un délai de trente (30) jours à compter d’une mise en demeure adressée par lettre recommandée demeurée sans effet, l’autre partie peut résilier le Contrat de plein droit, sans préjudice de tous dommages et intérêts.

En cas de résiliation prononcée par Pecify aux torts du Client, notamment pour défaut de paiement dans les conditions de l’article 8.5, le Client demeure redevable des sommes correspondant aux prestations effectivement fournies jusqu’à la date de résiliation (pénalités et indemnités de recouvrement comprises) ainsi que de la restitution des avantages consentis dans les conditions du 1. de l’article 16.2. L’indemnité de dédit n’est pas due dans ce cas.

16.4 Suites de la résiliation

La résiliation entraîne la cessation du droit d’usage du Service au terme convenu, sans préjudice de la mise en œuvre de l’Annexe, partie II. Les sommes dues au titre des prestations exécutées demeurent exigibles.

17 Force majeure

Aucune partie ne peut être tenue responsable d’un manquement résultant d’un cas de force majeure au sens de l’article 1218 du code civil.

La partie empêchée en informe l’autre sans délai. Si l’empêchement se prolonge au-delà de soixante (60) jours, chaque partie peut résilier le Contrat de plein droit, sans indemnité.

18 Sous-traitance et cession

Pecify peut recourir à des sous-traitants pour l’exécution du Contrat, dans les conditions prévues à l’Annexe, articles 4 et 5. Elle demeure responsable de leur exécution.

Le Contrat ne peut être cédé par le Client sans l’accord écrit préalable de Pecify. Pecify peut céder le Contrat en cas d’opération de restructuration ou de cession de son activité, sous réserve d’en informer le Client.

19 Non-sollicitation de personnel

Chaque partie s’interdit d’engager ou de faire travailler directement un collaborateur de l’autre partie ayant participé à l’exécution du Contrat, pendant la durée du Contrat et douze (12) mois après son terme, sauf accord écrit préalable.

20 Dispositions diverses

Intégralité : le Contrat exprime l’intégralité des engagements des parties et annule tout accord antérieur portant sur le même objet.

Nullité partielle : si une stipulation était déclarée nulle, les autres demeureraient en vigueur, les parties s’engageant à lui substituer une stipulation d’effet équivalent.

Absence de renonciation : le fait pour une partie de ne pas se prévaloir d’un manquement ne vaut pas renonciation à s’en prévaloir ultérieurement.

Notifications : les notifications sont valablement adressées par courriel avec accusé de réception aux adresses figurant au Devis ou renseignées dans le Compte, ou par lettre recommandée au siège social. Il appartient au Client de tenir à jour l’adresse de l’administrateur de son Compte.

Preuve : les enregistrements des systèmes d’information de Pecify, notamment l’horodatage de l’inscription, de l’acceptation des présentes conditions générales et de la validation des commandes, l’adresse IP utilisée et la version des documents acceptés, font foi entre les parties jusqu’à preuve contraire, conformément à l’article 1356 du code civil.

Modification des conditions générales : Pecify peut modifier les présentes conditions générales. Toute modification substantielle est notifiée au Client avec un préavis de trois (3) mois et ouvre, en cas de refus, un droit de résiliation sans frais à la date d’entrée en vigueur.

21 Droit applicable et juridiction

Le Contrat est soumis au droit français et rédigé en langue française. En cas de traduction, la version française prévaut.

Les parties s’efforceront de résoudre à l’amiable tout différend. À défaut d’accord dans un délai de trente (30) jours à compter de la première notification, le litige sera porté devant le tribunal de commerce de Paris, auquel les parties attribuent compétence exclusive, y compris en cas de pluralité de défendeurs, d’appel en garantie ou de procédure d’urgence.

Pecify, société par actions simplifiée à associé unique au capital de 1,00 euro (siège social 60 rue François 1^er, 75008 Paris), RCS Paris 994 557 635 (TVA FR59994557635), contact@pecify.fr · 01 84 16 42 85.